Registro de jornada: qué mira de verdad la Inspección de Trabajo

Casi nadie se lee el registro de jornada hasta el día que lo pide alguien. Y ese día ya no se puede arreglar hacia atrás. La buena noticia es que lo que conviene tener en regla es corto y concreto: son seis cosas, y se pueden revisar esta misma tarde.

Qué dice hoy la norma, en dos párrafos

Lo que obliga el RD-ley 8/2019

Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y de finalización de cada persona trabajadora. Cómo se organiza y se documenta se decide por convenio o acuerdo de empresa o, a falta de ellos, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de la plantilla.

Los registros se conservan cuatro años y tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Lo que no dice: no hay formato oficial

La norma no impone papel, hoja de cálculo ni aplicación. Lo que pide la propia Inspección, en su criterio técnico sobre el registro de jornada, es que el registro sea fiable e invariable: que refleje lo que de verdad se trabajó y que no se pueda cambiar después sin dejar rastro. Ahí es donde fallan la mayoría de los registros, no en el soporte.

La reforma que se prepara

El Gobierno ha tramitado un real decreto que haría obligatorio el registro digital. A día de hoy no está publicado en el BOE: el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y su aprobación quedó aplazada. No sabemos cuándo saldrá ni con qué texto exacto. Lo razonable es tener hoy un registro que ya cumpla lo que previsiblemente se va a exigir: trazabilidad, inalterabilidad y acceso fácil.

Las seis cosas que conviene tener en regla

1. Que haya registro de todos los días trabajados

No solo de los días con horas extra o con incidencias. Un registro con huecos es lo primero que salta a la vista.

2. Que se registre el horario real, no el del contrato

Un registro que repite el horario teórico cada día no demuestra nada. La hora de entrada y la de salida tienen que ser las que fueron.

3. Que las pausas estén reflejadas según se haya acordado

Si en tu empresa la pausa no cuenta como trabajo, conviene que quede registrada para que el tiempo efectivo cuadre. Lo que se haya pactado sobre las pausas tiene que verse en el registro.

4. Que esté a disposición sin reconstruirlo

El registro tiene que poder entregarse cuando se pide, por persona y por periodo, sin pasar el fin de semana montándolo.

5. Que se conserve cuatro años y se pueda consultar

No basta con guardarlo en algún sitio: hay que poder encontrar el mes de hace tres años en minutos.

6. Que las correcciones dejen rastro

Las correcciones son normales: la gente se olvida de fichar. Lo que no puede pasar es que no se sepa qué había antes, qué hay ahora, quién lo cambió y por qué.

Los cinco fallos que más se repiten

• La hoja de cálculo que se rellena el viernes con toda la semana de golpe. Horas redondas, todas iguales, escritas a la vez.
• Firmar hojas en blanco a principio de mes. El registro existe en papel, pero no registra nada.
• Fichajes impares que alguien «cuadra» a mano poniendo una hora de salida que nadie vio, sin dejar constancia.
• Ocho horas clavadas durante meses, sin una sola variación. Nadie trabaja así.
• El registro solo en el móvil de una persona. Si esa persona no está, el registro tampoco.

Cómo se ve un registro que aguanta una revisión

Un mes bien llevado tiene una línea por día trabajado, con la entrada y la salida reales, las pausas y el total. Las horas no son redondas porque la vida no lo es: 07:58, 16:04, 15:47. Y cuando algo se corrigió, se ve.

Día	Entrada	Salida	Pausa	Total
Lunes	07:58	16:04	0:30	7 h 36 m
Martes	08:02	15:59	0:30	7 h 27 m
Miércoles	07:55	16:10 (corregida)	0:30	7 h 45 m

La corrección del miércoles, bien documentada, dice: la persona olvidó fichar la salida; la registró su responsable el jueves a las 09:12 con el motivo «olvido, salida confirmada con el cierre de caja»; el valor original era «sin salida». Eso es un registro fiable: el olvido no se esconde, se explica.

Revisión en quince minutos

• Abre un mes cualquiera de hace más de un año. ¿Lo encuentras en menos de cinco minutos?
• Elige a tres personas. ¿Tienen registro todos los días que trabajaron?
• ¿Las horas varían de un día a otro, o son siempre las mismas?
• Busca una corrección. ¿Se sabe qué había antes, quién la hizo y por qué?
• ¿Podrías entregar el registro de una persona y un mes ahora mismo, sin tocarlo?

Y si lo llevas en papel o en hoja de cálculo

No está prohibido. El problema es demostrar que nadie lo cambió después: una hoja de cálculo abierta se puede editar sin que quede rastro, y el papel se puede rehacer. Si sigues con ellos, al menos cierra cada mes, guarda una copia que no se pueda tocar y anota cada corrección con fecha, autor y motivo.

Información general, no asesoramiento jurídico. Cada convenio y cada acuerdo de empresa pueden cambiar lo que aquí se describe; ante un caso concreto, consulta con tu asesoría laboral. Última revisión: 24 de septiembre de 2026.